Audits SR&DE de l'ARC : comment se préparer et à quoi s'attendre

Le dépôt d’une demande de RS&DE n’est souvent que le début de vos échanges avec l’Agence du revenu du Canada (ARC). Selon l’importance et la nature de votre demande, celle-ci pourrait être sélectionnée pour faire l’objet d’une vérification (ou d’un « audit ») avant qu’une cotisation finale ne soit établie. Comprendre pourquoi certaines demandes font l’objet d’une vérification, en quoi consiste le processus et comment vous y préparer peut grandement faciliter la gestion de celui-ci. 

Il est important de comprendre dès le départ que le fait que votre demande soit vérifiée ne signifie pas que vous êtes accusé d’avoir commis une faute. Il s’agit d’une étape normale du programme de RS&DE, et les entreprises qui disposent de dossiers solides et présentent des demandes exactes ont toutes les raisons d’aborder le processus avec confiance. 

Pourquoi certaines demandes sont-elles sélectionnées pour une vérification ? 

L’ARC ne vérifie pas toutes les demandes de RS&DE. Bon nombre d’entre elles sont cotisées telles qu’elles ont été produites et traitées dans le délai prescrit, sans vérification approfondie. Cela dit, certaines circonstances peuvent accroître la probabilité qu’une demande soit sélectionnée pour une vérification. 

L’ARC peut sélectionner des demandes en fonction de leur montant ou de leur complexité, du secteur d’activité du demandeur, d’irrégularités relevées dans la demande ou sans raison apparente. Une demande de crédit remboursable importante, une hausse marquée des montants réclamés d’une année à l’autre ou des travaux réalisés dans des secteurs auxquels l’ARC accorde actuellement une attention particulière peuvent tous entraîner une vérification. Les demandes pour lesquelles la description technique et les renseignements financiers ne concordent pas tout à fait sont également plus susceptibles de faire l’objet d’une vérification. Enfin, certaines demandes sont simplement sélectionnées de façon aléatoire. 

Types de vérifications liées à la RS&DE 

Lorsqu’une demande est sélectionnée, l’ARC effectue généralement l’un des trois types de vérification suivants. 

Une vérification technique est menée par un conseiller en recherche et technologie (CRT), un agent de l'ARC ayant une formation en sciences ou en ingénierie. Son rôle est de déterminer si les travaux décrits répondent réellement aux critères d’admissibilité à la RS&DE. Il s’agit notamment de vérifier s’il y avait une incertitude technologique, si vous cherchiez véritablement à faire progresser l’état des connaissances technologiques et si votre équipe a suivi une démarche systématique pour tenter de résoudre le problème. 

Une vérification financière est effectuée par un vérificateur financier et porte sur les chiffres. L'audit vérifiera si les dépenses réclamées (salaires, coûts de sous-traitance, matériaux) sont correctement documentées et calculées, et si elles sont liées à des travaux admissibles. 

Une vérification combinée regroupe les deux types de vérification et est courante pour les demandes importantes ou plus complexes. Les demandes de crédits remboursables faisant l’objet d’une vérification combinée sont généralement traitées dans un délai de 180 jours civils suivant la réception de la demande complète par l’ARC. 

À quoi s’attendre pendant une vérification 

Une fois que l’ARC a sélectionné votre demande aux fins de vérification, elle communiquera avec vous pour amorcer le processus. Il s’agit généralement d’une première demande de documents, suivie d’une rencontre. Cette rencontre peut avoir lieu sur place à vos bureaux ou virtuellement. 

Le CRT voudra comprendre votre projet d’un point de vue technique. Qu’essayiez-vous de concevoir ou de résoudre? Pourquoi la réponse n’était-elle pas facilement accessible? Quelles approches avez-vous essayées et lesquelles n’ont pas fonctionné? Le vérificateur financier aura un autre type de questions. Comment avez-vous suivi le temps consacré aux travaux de RS&DE? Comment avez-vous calculé la répartition des salaires? Et quels documents avez-vous pour justifier les dépenses que vous avez réclamées? 

L’ARC recommande que des personnes responsables des aspects techniques et financiers soient disponibles pendant la vérification. Le fait que les ingénieurs ou les scientifiques qui ont effectué les travaux puissent s’adresser directement au CRT permet de s’assurer que les questions techniques reçoivent des réponses précises et complètes. Les organisations qui font appel à un consultant en RS&DE devraient veiller à ce que leur personnel technique interne demeure impliqué tout au long du processus de préparation de la demande et soit prêt à discuter des travaux sous-jacents lors d’une vérification. Une approche collaborative permet non seulement de renforcer la demande, mais aussi de s’assurer que l’organisation est bien préparée si l’ARC demande des renseignements supplémentaires ou entreprend une vérification. 

Une fois l'audit terminé, l’ARC produira un rapport présentant ses conclusions. À partir de là, trois possibilités se présentent : 1) la demande est acceptée telle qu’elle a été produite, 2) les montants réclamés sont réduits en fonction des conclusions du vérificateur ou 3) la demande est entièrement refusée. Vous aurez la possibilité de répondre au rapport avant que la demande ne fasse officiellement l’objet d’une cotisation. 

Comment se préparer : la documentation 

Une documentation solide et bien organisée est essentielle à la réussite d’une vérification de RS&DE. 

Sur le plan technique, les renseignements consignés au moment des travaux, notamment les cahiers de laboratoire, les journaux d’expérimentation, les documents de conception, l’historique des versions, les résultats des essais et les notes de réunion qui rendent compte de l’évolution du projet au fil du temps, constituent les pièces justificatives privilégiées. Ces documents devraient clairement rendre compte de l’évolution du projet, notamment des approches infructueuses, des essais qui ont échoué et des différentes itérations de conception. Idéalement, la documentation devrait démontrer et étayer les travaux expérimentaux et le développement itératif réalisés dans le but de résoudre les incertitudes technologiques. 

Sur le plan financier, vous devrez disposer des registres de paie, des données de suivi du temps indiquant la portion du temps de chaque employé consacrée aux activités de RS&DE, des factures et des contrats des sous-traitants, ainsi que des relevés bancaires et des reçus pour les matériaux consommés ou transformés dans le cadre des travaux. Le cas échéant, la répartition des frais généraux devrait également être clairement documentée. 

Une bonne habitude consiste à examiner vos dossiers avant de produire votre demande, et pas seulement en prévision d’une vérification. Une documentation solide permet généralement de produire une demande plus solide et plus exacte. 

Comment se préparer : votre équipe 

Il est important que vos responsables techniques comprennent ce que les vérificateurs cherchent à évaluer, ainsi que les éléments sur lesquels ils devraient concentrer leurs explications et ceux qui sont moins pertinents. Ils devraient être en mesure d’expliquer clairement le projet, dans un langage simple et cohérent avec celui utilisé dans les rapports techniques de RS&DE, notamment les incertitudes rencontrées, les approches mises à l’essai et les résultats obtenus. Lorsque nous travaillons avec des clients, nous organisons toujours une séance de simulation de vérification avec les responsables techniques afin de nous assurer que l’équipe est à l’aise et bien préparée pour la vérification, et nous offrons également du soutien pendant celle-ci, au besoin. 

Du côté financier, il est tout aussi important d’expliquer au vérificateur financier comment le temps a été suivi et comment les dépenses ont été attribuées aux projets de RS&DE. Tous les documents justificatifs devraient également être prêts et facilement accessibles. Lorsque nous travaillons avec des clients, nous prenons généralement en charge les aspects financiers de la vérification. 

Lorsque l’ARC demande des documents ou des renseignements supplémentaires au cours du processus, il est important d’y répondre rapidement. Les retards peuvent prolonger la vérification et, si la date limite de production du rapport de RS&DE est déjà passée, les renseignements fournis en retard pourraient ne pas être pris en considération. 

Si vous n’êtes pas d’accord avec la décision 

Un audit de l’ARC ne se termine pas toujours en votre faveur. Si vous estimez que les ajustements proposés sont incorrects, commencez par faire part de vos préoccupations directement au CRT ou au vérificateur financier. Si cela ne permet pas de résoudre la situation, vous pouvez faire remonter vos préoccupations à leurs gestionnaires. 

Une fois qu’un avis de cotisation ou de nouvelle cotisation a été émis, vous disposez de 90 jours pour produire un avis d’opposition officiel. Si vous n’êtes toujours pas satisfait après le processus d’opposition, vous pouvez, en dernier recours, porter l’affaire devant la Cour canadienne de l’impôt. 

L’importance d’être bien préparé 

Une vérification de RS&DE peut sembler stressante, surtout si c’est la première fois que vous en vivez une. Toutefois, le processus se veut équitable. Les entreprises qui ont conservé de bons dossiers, produit des demandes exactes et veillé à ce que leurs équipes techniques et financières soient sur la même longueur d’onde sont généralement bien placées pour traverser une vérification sans que leur demande subisse de changements majeurs. 

Le meilleur moment pour se préparer à une vérification est avant de produire votre demande, et non après que l’ARC vous ait contacté. Si vous n’êtes pas certain que votre documentation résisterait à un audit, ou si vous voulez vous assurer que votre demande est structurée de manière à réduire le risque de vérification, il peut être utile de consulter un spécialiste en RS&DE avant de la soumettre. 

Si vous avez des questions au sujet d’une vérification à venir ou souhaitez obtenir de l’aide pour renforcer vos pratiques en matière de documentation, communiquez avec Partenaires R&D au 1-800-500-7733 ou à mlee@rdpartners.com. 

Avis de non-responsabilité : Les opinions exprimées dans cet article sont fournies à titre informatif seulement. Elles ne visent pas à remplacer et ne peuvent remplacer l’évaluation de votre demande de RS&DE ou de votre situation de vérification particulière par un professionnel qualifié.